Vers un remplacement de la solution Sauvamer

Depuis le début d’année, la SNSM mène une réflexion approfondie autour de son système d’information et de la base de données Sauvamer, outil structurant toute l’activité opérationnelle de l’association. Répondent-ils aux besoins évolutifs de la SNSM dans les dix prochaines années ? Faut-il les changer et dans quelle mesure ?... Retour sur les premières étapes d’un chantier d’envergure, mené en co-construction avec ses utilisateurs.

Sauvamer permet de piloter l’ensemble de l’activité opérationnelle, une partie de la gestion comptable et financière des structures locales ainsi que la collecte de l’association. Déployé il y a une dizaine d’années, cet outil structurant est l’élément phare du système d’information (SI) de la SNSM. Une série de travaux a été menée cette année pour le faire évoluer.

Les premières étapes 2021 du chantier de refonte :

Étape 1 : réalisation d’un audit (février à mars 2021)

Pour amorcer ce chantier, la SNSM a réalisé un audit avec l’accompagnement du cabinet de conseil Accenture autour de la question centrale : le SI actuel répond-il aux besoins d’aujourd’hui et de demain des salariés et bénévoles de la SNSM, et comment le moderniser ? Un groupe de travail a été constitué pour œuvrer de concert avec l’équipe projet.

Nous avons tenu à ce que ce projet soit participatif et porté par des ambassadeurs – bénévoles et salariés de la SNSM – utilisateurs de Sauvamer. Ce groupe de travail est composé de représentants des stations et des CFI, ainsi que des principales directions métiers au siège. Notre volonté ? Co-construire ensemble le nouveau SI de la SNSM.

Christophe Chaubeau, adjoint au directeur général et pilote du projet.

Le groupe de travail est composé d’utilisateurs de Sauvamer, sauveteurs bénévoles issus des stations et des CFI, et représentants des directions du siège © DR

Les premiers échanges du groupe de travail ont posé le cadre : "C’est quand même utile Sauvamer !", "oui, c’est notre base de données de référence, mais je rêve qu’elle soit propre", "en effet, qu’elle soit simplifiée et je serai comblé !". Le constat est clair : cet outil est indispensable mais a besoin d’être modernisé et simplifié.

L’audit a révélé les conclusions suivantes :

  • Sauvamer est difficile à manier, a atteint ses limites de performance et d’évolution, et doit être changé.
  • Les utilisateurs souhaitent avoir une base de données plus simple d’utilisation, plus ergonomique et plus intuitive, composée de données fiables et actualisées sur les donateurs et les bénévoles.
  • Les structures locales et le siège ont besoin de nouvelles fonctionnalités qui ne peuvent pas être déployées par Sauvamer. Parmi elles : la gestion des évènements (sorties en mer, DPS, manifestations…), la simplification des process d’inscription et de suivi des formations, la traçabilité des impayés ou encore l’extraction simplifiée de données donateurs.

Étape 2 : Réalisation d’une étude de marché (avril à juin 2021)

Le diagnostic est posé : il est nécessaire de trouver une autre solution, répondant à nos besoins d’évolution. Une étude de marché est alors réalisée. Neuf éditeurs sont étudiés et comparés. Deux d’entre eux sont présélectionnés selon huit critères de choix : l’expérience utilisateur, le niveau de personnalisation de la communication, l’automatisation des campagnes marketing, le degré de pilotage analytique, la gestion de la qualité des données, la gestion des fonctionnalités et processus, l’intégration dans l’écosystème informatique SNSM, les délais et coûts. Le choix final de l’éditeur se fera le mois prochain, en janvier, à l’occasion du conseil d’administration.

Étape 3 : Recueil des besoins et élaboration du cahier des charges (septembre à novembre 2021)

Le groupe de travail et l’équipe projet ont participé à une vingtaine d’ateliers de co-construction. L’objectif ? Identifier les besoins actuels et futurs de chaque métier et son interaction avec la base de données.

Ces remontées des utilisateurs ont été essentielles pour co-construire le cahier des charges remis aux éditeurs. Nous avons recensé près de 350 demandes opérationnelles. Par exemple, les stations nous ont sensibilisés sur l’optimisation nécessaire des rapports d’intervention et des processus liés à la trésorerie. Autre cas concret : un président / équipier nous a demandé de recevoir une alerte sur les échéances des visites médicales afin de respecter les instructions générales de la SNSM.

Christophe Chaubeau, adjoint au directeur général et pilote du projet.

Côté CFI, les besoins recensés sont liés à la formation, à l’affectation des nageurs sauveteurs, à l’entretien du matériel, à la gestion des flux financiers et des événements. Voici un exemple de besoin actuel : pour organiser une formation, je dois créer et ouvrir une formation dans Sauvamer afin que les sauveteurs puissent s’inscrire. Puis, je dois valider ou non les inscrits. Pendant la formation, il faut que je puisse remplir les documents de référence et post formation, éditer les diplômes pour les remettre aux apprenants. Nous avons aussi identifié de nouveaux besoins, comme la gestion des DPS. La nouvelle base de données doit offrir cette possibilité afin de réduire la charge administrative des directeurs et d’uniformiser les pratiques au sein des CFI.

Damien Ropert, directeur adjoint au CFI de La Rochelle.

Ce travail d’expression de besoins a permis de définir neuf attendus. Parmi eux : l’amélioration de l’expérience utilisateur, la mise à jour et la qualité des données, la personnalisation de la communication des donateurs, ainsi que la simplification des processus liés à la collecte des dons, à la formation et à la gestion des structures locales.

Concrètement, nous avons écouté et recensé les besoins afin de proposer aux bénévoles et salariés une solution qui réponde le mieux à leurs fonctionnements. Diminuer la charge administrative des structures locales, faciliter les saisies, et mieux partager l’information sont nos principaux objectifs.

Christophe Chaubeau, adjoint au directeur général et pilote du projet.

Cette étape d’identification des besoins du terrain et du siège était essentielle pour alimenter le cahier des charges destiné aux éditeurs de logiciels. En tant que bénévole, je suis content de prendre part à ce travail, d’être acteur du changement, et de pouvoir mettre mes compétences professionnelles en informatique à disposition de la SNSM.

Damien Ropert, directeur adjoint au CFI de La Rochelle.

Les prochaines étapes de ce projet ? Sur la base du cahier des charges déterminé, une solution et un partenaire seront désignés en janvier 2022. Une nouvelle phase importante débutera courant février afin d’organiser la mise en place de ce chantier de transformation. La SNSM souhaiterait idéalement prévoir le déploiement d’un premier lot de fonctionnalités en septembre 2022 puis le remplacement progressif de toutes les fonctionnalités de Sauvamer en 2023. Vous pouvez, si vous le souhaitez, vous impliquer dans ce projet en contactant Christophe Chaubeau.

Dans la newsletter de janvier, vous aurez la possibilité de voter et de choisir le nom de votre future solution. Des jeux-concours et de nombreuses surprises autour du projet vous attendent en 2022.