Vers un remplacement de la solution Sauvamer

Sauva­mer permet de pilo­ter l’en­semble de l’ac­ti­vité opéra­tion­nelle, une partie de la gestion comp­table et finan­cière des struc­tures locales ainsi que la collecte de l’as­so­cia­tion. Déployé il y a une dizaine d’an­nées, cet outil struc­tu­rant est l’élé­ment phare du système d’in­for­ma­tion (SI) de la SNSM. Une série de travaux a été menée cette année pour le faire évoluer.

Les premières étapes 2021 du chan­tier de refonte :

Étape 1 : réali­sa­tion d’un audit (février à mars 2021)

Pour amor­cer ce chan­tier, la SNSM a réalisé un audit avec l’ac­com­pa­gne­ment du cabi­net de conseil Accen­ture autour de la ques­tion centrale : le SI actuel répond-il aux besoins d’aujour­d’hui et de demain des sala­riés et béné­voles de la SNSM, et comment le moder­ni­ser ? Un groupe de travail a été consti­tué pour œuvrer de concert avec l’équipe projet.

Nous avons tenu à ce que ce projet soit parti­ci­pa­tif et porté par des ambas­sa­deurs – béné­voles et sala­riés de la SNSM – utili­sa­teurs de Sauva­mer. Ce groupe de travail est composé de repré­sen­tants des stations et des CFI, ainsi que des prin­ci­pales direc­tions métiers au siège. Notre volonté ? Co-construire ensemble le nouveau SI de la SNSM.

Chris­tophe Chau­beau, adjoint au direc­teur géné­ral et pilote du projet.

Les premiers échanges du groupe de travail ont posé le cadre : « C’est quand même utile Sauva­mer ! », « oui, c’est notre base de données de réfé­rence, mais je rêve qu’elle soit propre », « en effet, qu’elle soit simpli­fiée et je serai comblé ! ». Le constat est clair : cet outil est indis­pen­sable mais a besoin d’être moder­nisé et simpli­fié.

L’au­dit a révélé les conclu­sions suivantes :

• Sauva­mer est diffi­cile à manier, a atteint ses limites de perfor­mance et d’évo­lu­tion, et doit être changé.
• Les utili­sa­teurs souhaitent avoir une base de données plus simple d’uti­li­sa­tion, plus ergo­no­mique et plus intui­tive, compo­sée de données fiables et actua­li­sées sur les dona­teurs et les béné­voles.
• Les struc­tures locales et le siège ont besoin de nouvelles fonc­tion­na­li­tés qui ne peuvent pas être déployées par Sauva­mer. Parmi elles : la gestion des évène­ments (sorties en mer, DPS, mani­fes­ta­tions…), la simpli­fi­ca­tion des process d’ins­crip­tion et de suivi des forma­tions, la traça­bi­lité des impayés ou encore l’ex­trac­tion simpli­fiée de données dona­teurs.

Étape 2 : Réali­sa­tion d’une étude de marché (avril à juin 2021)

Le diag­nos­tic est posé : il est néces­saire de trou­ver une autre solu­tion, répon­dant à nos besoins d’évo­lu­tion. Une étude de marché est alors réali­sée. Neuf éditeurs sont étudiés et compa­rés. Deux d’entre eux sont présé­lec­tion­nés selon huit critères de choix : l’ex­pé­rience utili­sa­teur, le niveau de person­na­li­sa­tion de la commu­ni­ca­tion, l’au­to­ma­ti­sa­tion des campagnes marke­ting, le degré de pilo­tage analy­tique, la gestion de la qualité des données, la gestion des fonc­tion­na­li­tés et proces­sus, l’in­té­gra­tion dans l’éco­sys­tème infor­ma­tique SNSM, les délais et coûts. Le choix final de l’édi­teur se fera le mois prochain, en janvier, à l’oc­ca­sion du conseil d’ad­mi­nis­tra­tion.

Étape 3 : Recueil des besoins et élabo­ra­tion du cahier des charges (septembre à novembre 2021)

Le groupe de travail et l’équipe projet ont parti­cipé à une ving­taine d’ate­liers de co-construc­tion. L’objec­tif ? Iden­ti­fier les besoins actuels et futurs de chaque métier et son inter­ac­tion avec la base de données.

Ces remon­tées des utili­sa­teurs ont été essen­tielles pour co-construire le cahier des charges remis aux éditeurs. Nous avons recensé près de 350 demandes opéra­tion­nelles. Par exemple, les stations nous ont sensi­bi­li­sés sur l’op­ti­mi­sa­tion néces­saire des rapports d’in­ter­ven­tion et des proces­sus liés à la tréso­re­rie. Autre cas concret : un président / équi­pier nous a demandé de rece­voir une alerte sur les échéances des visites médi­cales afin de respec­ter les instruc­tions géné­rales de la SNSM.

Chris­tophe Chau­beau, adjoint au direc­teur géné­ral et pilote du projet.

Côté CFI, les besoins recen­sés sont liés à la forma­tion, à l’af­fec­ta­tion des nageurs sauve­teurs, à l’en­tre­tien du maté­riel, à la gestion des flux finan­ciers et des événe­ments. Voici un exemple de besoin actuel : pour orga­ni­ser une forma­tion, je dois créer et ouvrir une forma­tion dans Sauva­mer afin que les sauve­teurs puissent s’ins­crire. Puis, je dois vali­der ou non les inscrits. Pendant la forma­tion, il faut que je puisse remplir les docu­ments de réfé­rence et post forma­tion, éditer les diplômes pour les remettre aux appre­nants. Nous avons aussi iden­ti­fié de nouveaux besoins, comme la gestion des DPS. La nouvelle base de données doit offrir cette possi­bi­lité afin de réduire la charge admi­nis­tra­tive des direc­teurs et d’uni­for­mi­ser les pratiques au sein des CFI.

Damien Ropert, direc­teur adjoint au CFI de La Rochelle.

Ce travail d’ex­pres­sion de besoins a permis de défi­nir neuf atten­dus. Parmi eux : l’amé­lio­ra­tion de l’ex­pé­rience utili­sa­teur, la mise à jour et la qualité des données, la person­na­li­sa­tion de la commu­ni­ca­tion des dona­teurs, ainsi que la simpli­fi­ca­tion des proces­sus liés à la collecte des dons, à la forma­tion et à la gestion des struc­tures locales.

Concrè­te­ment, nous avons écouté et recensé les besoins afin de propo­ser aux béné­voles et sala­riés une solu­tion qui réponde le mieux à leurs fonc­tion­ne­ments. Dimi­nuer la charge admi­nis­tra­tive des struc­tures locales, faci­li­ter les saisies, et mieux parta­ger l’in­for­ma­tion sont nos prin­ci­paux objec­tifs.

Chris­tophe Chau­beau, adjoint au direc­teur géné­ral et pilote du projet.

Cette étape d’iden­ti­fi­ca­tion des besoins du terrain et du siège était essen­tielle pour alimen­ter le cahier des charges destiné aux éditeurs de logi­ciels. En tant que béné­vole, je suis content de prendre part à ce travail, d’être acteur du chan­ge­ment, et de pouvoir mettre mes compé­tences profes­sion­nelles en infor­ma­tique à dispo­si­tion de la SNSM.

Damien Ropert, direc­teur adjoint au CFI de La Rochelle.

Les prochaines étapes de ce projet ? Sur la base du cahier des charges déter­miné, une solu­tion et un parte­naire seront dési­gnés en janvier 2022. Une nouvelle phase impor­tante débu­tera courant février afin d’or­ga­ni­ser la mise en place de ce chan­tier de trans­for­ma­tion. La SNSM souhai­te­rait idéa­le­ment prévoir le déploie­ment d’un premier lot de fonc­tion­na­li­tés en septembre 2022 puis le rempla­ce­ment progres­sif de toutes les fonc­tion­na­li­tés de Sauva­mer en 2023. Vous pouvez, si vous le souhai­tez, vous impliquer dans ce projet en contac­tant Chris­tophe Chau­beau.

Dans la news­let­ter de janvier, vous aurez la possi­bi­lité de voter et de choi­sir le nom de votre future solu­tion. Des jeux-concours et de nombreuses surprises autour du projet vous attendent en 2022.